Je administratie bewaren: 7 of 10 jaar, en wat eronder valt

Wat de Belastingdienst van je administratie vraagt

De verplichting begint niet bij de bewaartermijn maar bij het bijhouden zelf. De Belastingdienst: “Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten en bij te houden.” Alles wat je over je onderneming vastlegt, hoort erbij — op de lijst met voorbeelden staan je kasadministratie en kassabonnen, het inkoop- en verkoopboek, ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen, bankafschriften, contracten, agenda’s, en ook “software en databestanden”.

Wat er gebeurt als de administratie niet volledig is of niet lang genoeg bewaard blijft, staat in dezelfde toelichting zonder omhaal:

“Wij zullen dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet ‘omkering van bewijslast’.”

7 jaar, en 10 jaar voor onroerende zaken

Voor de btw staat het er in één zin: “U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.” Heb je gekozen voor de Unieregeling of de Invoerregeling van het eenloketsysteem, dan geldt voor de leveringen en diensten die daaronder vallen ook een bewaarplicht van 10 jaar.

Een kortere termijn is te bespreken, maar niet voor alles. De basisgegevens uit je administratie moet je altijd 7 jaar bewaren; alleen voor de overige gegevens kun je afspraken maken — over de termijn, over de vorm (digitaal of op papier) en over het detailniveau. Die afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast, dus een mondelinge toezegging is er geen.

Wat basisgegevens zijn

• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de loonadministratie
• gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden

De termijn begint later dan je denkt

Zeven jaar wordt meestal gelezen als zeven jaar na de boeking. Dat is het niet. Bepalend is de actualiteitswaarde van een gegeven: “Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn.”

Het voorbeeld is van de Belastingdienst zelf: een leasecontract dat 4 jaar loopt, bewaar je die 4 jaar in je administratie, en “pas na deze periode begint de bewaartermijn van 7 jaar”. Voor zo’n contract kom je dus uit op 11 jaar na ondertekening, niet op 7.

Digitaal bewaren, en scannen

Voor facturen is de regel dat de vorm meeverhuist: “U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op.”

Papieren facturen en bonnetjes mag je scannen en digitaal bewaren, maar onder voorwaarden: “Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel”, en de echtheidskenmerken moeten worden opgeslagen. Voldoe je daaraan, dan hoef je de originelen niet te bewaren. Ook de digitale administratie moet vervolgens 7 of 10 jaar bewaard blijven en “binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn”. Voor de details verwijst de Belastingdienst naar zijn brochure over de geautomatiseerde administratie.

Wat dit betekent bij het kiezen van een pakket

Dit laatste stuk is onze eigen afweging, geen regel van de Belastingdienst.

De bewaarplicht staat op jouw naam. In alle regels hierboven wordt de ondernemer aangesproken, niet de softwareleverancier: een abonnement opzeggen haalt die zeven jaar dus niet weg. De vraag bij een pakket is daarom niet alleen of je gegevens er veilig staan zolang je klant bent, maar of je ze er compleet uit krijgt als je vertrekt — als export, back-up of auditfile.

En “controleerbaar binnen een redelijke termijn” is een eis aan jouw administratie, niet aan de software. Wij leggen per pakket vast of het een auditfile kan exporteren en of je accountant toegang kan krijgen, elke waarde met bron-URL en controledatum: zie de vergelijking. Een officieel keurmerk dat pakketten op dit punt goedkeurt bestaat niet, dus doen wij ook niet alsof.

Officiële bronnen

• Belastingdienst — Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften
• Belastingdienst — Hoelang moet u gegevens bewaren?
• Belastingdienst — Hoe lang moet u uw administratie bewaren voor de btw: 7 of 10 jaar?
• Belastingdienst — Uw facturen bewaren
• Belastingdienst — Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht

Geraadpleegd op 8 september 2026. Controleer de bron zelf voor je een beslissing neemt: toelichtingen en termijnen kunnen wijzigen.