Wat een auditfile is

De Belastingdienst omschrijft het kort: “Een Auditfile is een open standaard voor het bewaren en/of uitwisselen van gegevens uit administratieve systemen.” Er is niet één auditfile maar een familie. De financiële variant is de XAF, XML Auditfile Financieel; daarnaast bestaan er onder meer de XAS (salaris), de XAA (afrekensystemen), de XAR (rittenregistratiesystemen), de XAB (boordcomputer taxi) en de XAK (kansspelen op afstand).

De standaard is geen product van één leverancier. Hij wordt ontwikkeld “onder regie van het Auditfile-Platform, een samenwerkingsverband tussen softwareontwikkelaars (via NL ICT), NBA, NOB, ECP, SRA en BD”, waarbij regie en voorzitterschap bij SRA en de Belastingdienst liggen.

Waar het bestand voor dient

“De XML Auditfile Financieel (XAF) is een open standaard voor het uitwisselen van gegevens uit administratieve systemen, ten behoeve van rapportage- en controledoeleinden. De Belastingdienst, curatoren en de accountancy zijn belangrijke gebruikers van de auditfile.”

Dat is precies waarom het kenmerk voor een ondernemer telt: dit is het bestand waarmee je boekhouding van jouw pakket naar de software van je accountant gaat, of naar een controleur. Zonder auditfile-export is de weg naar buiten handwerk.

XAF 4.0: van 250 naar 90 velden

In februari 2025 publiceerde de Belastingdienst de achtergrond bij versie 4.0, de opvolger van XAF 3.2 “die dateert uit 2014”. Het verschil zit vooral in de omvang: “Een significant verschil tussen XAF 4.0 en XAF 3.2 is de reductie van het aantal datavelden van 250 naar 90.”

De reden is ontnuchterend en verklaart waarom een auditfile in de praktijk vaak halfleeg aankomt: die vermindering “is gebaseerd op de constatering dat veel velden in de praktijk niet of onvolledig werden ingevuld door softwareleveranciers”. Met minder velden beoogt 4.0 “de complexiteit voor softwareontwikkelaars te reduceren en de kwaliteit van de gevulde auditfiles te verbeteren”. Ook het referentiegrootboekschema (RGS) is in de nieuwe standaard duidelijker vastgelegd, en de Belastingdienst noemt 4.0 een basis voor ontwikkelingen zoals ViDA, richting internationale standaarden als SAF-T.

Vanaf 1 januari 2027 alleen nog XAF 4.0

Op 22 april 2026 publiceerde de Belastingdienst-afdeling Ondersteuning Digitaal Berichtenverkeer een bericht van de Klankbordgroep Auditfile Financieel met een harde datum:

“Vanaf 1 januari 2027 wordt uitsluitend het formaat XAF 4.0 geaccepteerd voor aanlevering. Oudere versies zijn vanaf die datum niet meer gewenst.”

Het bericht is gericht aan softwareontwikkelaars — het is een aanleverspecificatie, geen wettelijke plicht die op jou als ondernemer rust — en het adviseert hen de overstap in het vierde kwartaal van 2026 voor te bereiden, “ruim voor de definitieve deadline van 2027”. In hetzelfde bericht staat dat RGS “géén blokkade voor de overstap naar 4.0” is: het moet alleen worden meegeleverd als het al in de software aanwezig is.

Wat je hierdoor aan een leverancier kunt vragen

Onze eigen afweging: als je nu een pakket kiest, is ‘kan het een auditfile exporteren?’ niet meer de hele vraag. De vervolgvraag is welke versie, en of de leverancier de overstap naar 4.0 vóór 1 januari 2027 heeft gepland.

Wij leggen per pakket vast of het een auditfile kan exporteren, met bron-URL en controledatum — zie het kenmerk in de vergelijking. De versie leggen we niet vast: geen van de leverancierspagina’s die we op 8 september 2026 hebben gelezen, noemt die versie, en een register waarin je het kunt nakijken bestaat niet. Dat is dus een vraag voor de leverancier zelf, en het antwoord hoort in je afweging thuis.

Officiële bronnen

Geraadpleegd op 8 september 2026. De specificaties zelf staan achter een ontwikkelaarsaccount bij ODB; bovenstaande pagina’s zijn openbaar.