Wat is facturatie?

Facturatie is het verzenden van facturen voor alle diensten en goederen die je levert aan andere ondernemers. De andere ondernemer wil graag een factuur hebben, omdat hij of zij dan de BTW kan terugvragen.

Heb je een klant die jouw diensten of goederen privé gebruikt? Dan is het verstrekken van een factuur niet verplicht. Deze klant kan de BTW ook niet terugvragen, maar sommige klanten vinden het wel fijn om een factuur te ontvangen. De meeste ondernemers bieden die mogelijkheid daarom wel. Daarnaast ben je wel verplicht deze transactie vast te leggen in je boekhouding.

In online boekhoudprogramma’s is daarom vaak een aparte boekhoud- en facturatie module aanwezig. Je kan zelf kiezen of je ze allebei nodig hebt of niet. Je kan hier onze vergelijker tool gebruiken om een vergelijking te maken.

Wat is een factuur?

Een factuur is een document – met tijdstempel – waarin transacties tussen kopen en verkoper zijn vastgelegd. De transactie bestaat uit geleverde diensten of goederen. Als deze diensten of goederen gekocht zijn op krediet dan zal de factuur ook beschrijven wat de voorwaarden voor betaling zijn. Op een factuur zie je ook de mogelijkheden voor betaling, zoals het bankrekeningnummer of contactgegevens voor als je vragen hebt over de factuur.

Factuur voorbeeld
Voorbeeld van een factuur (bron: Rompslomp.nl)

Aan welke eisen moet een factuur voldoen?

In artikel 35a van de wet op de omzetbelasting 1968 staat beschreven aan welke eisen een factuur moet voldoen. Een opsomming van de gegevens die je op je factuur moet vermelden:

  • Volledige naam en adres (eigen en die van de klant)
  • Factuurdatum (de datum van uitreiking)
  • Een opvolgend en uniek factuurnummer (bijvoorbeeld 2021-01 en de volgende 2021-02)
  • Eigen BTW identificatie nummer en KVK-nummer
  • Omschrijving van de dienst of product die je hebt geleverd en hoeveel. Bijvoorbeeld 20 zakken rijst van 25kg of 1 schoonmaakdienst van 8 uur.
  • De datum waarop de dienst of product is geleverd (of datum vooruitbetaling).
  • Bedrag exclusief BTW.
  • BTW Tarief (Verlegd, 0%, 9% of 21%)
  • Het BTW Tarief en het bedrag inclusief BTW

Hoe werkt het facturatie proces

Dus je hebt een dienst of product verkocht? Goed bezig! Maar wat nu? Het facturatieproces bestaat uit 3 stappen: Een factuur maken, de factuur verzenden en het bewaken van je betaling (debiteurenbewaking).

Een factuur maken

Een factuur maken doe je eenvoudig en snel in een online boekhoudprogramma. Het boekhoudprogramma zorgt ervoor dat alle verplichte velden, zoals hierboven vermeldt ingevuld moeten worden. Zo kan je niets vergeten. De factuur kan je verder opmaken in eigen huisstijl inclusief fonts, logo, inhoud en veel meer.

Facturatie en boekhoudmodule

Wanneer je naast een facturatiemodule ook beschikt over een boekhoudmodule wordt de registratie van je factuur ook gelijk op de juiste plek in je boekhouding geboekt. De meeste leveranciers bieden deze modules apart aan. Let er dus op dat je naast een facturatiemodule soms ook een boekhoudmodule nodig hebt en andersom.

Automatisch voorraad bijwerken

Maak je gebruik van een voorraadmodule dan wordt de voorraad ook bijgewerkt als je een factuur maakt. Je kiest het product en hoeveel je hiervan verkocht hebt. Vervolgens werkt het boekhoudprogramma automatisch jouw voorraad bij. Zo weet je gelijk wanneer je jouw voorraad weer moet aanvullen.

Abonnementen

In de meeste online boekhoudprogramma’s kan je abonnementen aanmaken. Dit zijn periodiek terugkerende facturen die je automatisch kan verzenden aan jouw klanten. De software zet de facturen elke periode voor je klaar en boekt deze op de juiste plek in je administratie.

Factuur verzenden

Een factuur verzenden kan met één druk op de knop via een online boekhoudprogramma. Tegenwoordig wordt de factuur vaak verzonden via de mail, omdat de afhandeling en verwerking dan sneller is. In het boekhoudprogramma kan je aangeven of je de factuur via de mail wil verzenden. Dan moet je natuurlijk wel het mailadres van de klant hebben. Daarom kan je ook aangeven dat je de factuur via post wil verzenden. Je krijgt dan de optie om de factuur af te drukken. Een factuur wordt meestal verzonden in PDF en/of UBL (XML structuur) formaat. Het UBL (XML structuur) formaat wordt gebruikt voor e-facturen.

E-Facturen

E-facturen zijn facturen die opgemaakt worden in UBL en staat voor Universal Business Language. UBL is een afgesproken digitale standaard voor het opmaken van facturen, pakbonnen, offertes en andere bedrijfsdocumenten. UBL is een taal die opgeslagen wordt in XML formaat. Het voordeel van e-facturen is dat boekhoudprogramma’s met elkaar kunnen praten en dit betekent dat handmatige acties niet meer nodig zijn.

Als jouw klant de e-factuur inleest komen alle gegevens in zijn of haar boekhouding automatisch op de juiste plek terecht. Dit komt omdat deze velden staan beschreven in de Universal Business Language. Dit zorgt voor een veel sneller facturatie proces en minder kosten en menselijke fouten.

Debiteurenbewaking

Op het moment dat jij een verkoopfactuur maakt en stuurt naar de klant dan wordt deze klant een debiteur. Maar wat is dan een debiteur? Een debiteur is iemand waarvan jij nog geld moet ontvangen. Dit is het tegenovergestelde van een crediteur, waarbij jij geld moet betalen aan een leverancier.

Het is belangrijk dat je de nog openstaande posten van deze debiteuren bewaakt. Oftewel het is belangrijk dat je in de gaten hebt of jouw facturen op tijd betaald worden. Dit noemen ze ook wel debiteurenbewaking. Debiteurenbewaking is één van de belangrijkste onderdelen van het facturatieproces. Waarom? Uit een analyse van Payt (leverancier van debiteurensoftware) is gebleken dat meer dan de helft van alle facturen niet op tijd wordt betaald.

Als je je debiteuren niet op tijd laat betalen kan je cashflow een probleem worden. Cashflow is het verschil tussen je inkomsten en uitgaven in een bepaalde periode. Als je debiteuren niet op tijd betalen, dan kan het zijn dat je een negatieve cashflow krijgt. Dit betekend dat je geen geld meer beschikbaar hebt. Het is zelfs zo dat een winstgevend bedrijf failliet kan gaan door een negatieve cashflow.

Met een online boekhoudprogramma kan je je debiteuren goed bijhouden en zien of ze op tijd betalen. Doen ze dit niet? Dan kan je een herinnering of aanmaning versturen. Wil je helemaal je eigen debiteurenbewaking niet doen? Kies dan voor het uitbesteden van je debiteurenbewaking of factoring. Factoring is het overdragen van je openstaande posten aan een bedrijf gespecialiseerd in debiteurenbewaking. Het factoringbedrijf koop je openstaande posten en maken direct geld naar je over. Zij ontvangen vervolgens de betaling van je klanten. Uiteraard doen ze dit wel tegen een commissie.

Conclusie

Dit is hoe je je facturatie uitvoert en op orde krijgt. Wij hopen dat je met dit artikel te weten bent gekomen wat facturatie is. Mis je nog bepaalde zaken of heb je nog vragen? Plaats hieronder een reactie en we geven je z.s.m. een reactie terug.

Plaats een reactie