Starten met online boekhouden?

Wil je starten met online boekhouden? Vergelijk dan hier eenvoudig en snel alle boekhoudprogramma's. Hieronder zie je een compleet overzicht van alle leveranciers. Je kan de filter opties gebruiken om aan te geven wat je wensen zijn.

Wat is online boekhouden en hoe werkt het?

Online boekhouden is een manier om je administratie bij te houden. Je administratie bijhouden is verplicht volgens de wet. In deze wet staat niet beschreven op welke manier je deze administratie moet bijhouden. Je hebt dus zelf de keuze hoe je dit doet, maar volgens de belastingdienst moet je administratie wel binnen redelijke termijn te controleren zijn. Dit betekend dat je administratie ten eerste overzichtelijk moet zijn en ten tweede betrouwbaar moet zijn. Een manier om dit voor elkaar te krijgen is via online boekhouden met een online boekhoudprogramma. In dit artikel leggen we je uit wat online boekhouden is en hoe het werkt.

Maar wat is boekhouden dan precies?

Boekhouden is het verzamelen, vastleggen en verwerken van alle financiële gegevens. Dit gebeurd niet zomaar, maar is erg belangrijk om:

  • Te weten hoe je onderneming er financieel voor staat
  • Te zien of je onderneming winst of verlies lijdt
  • Verantwoording af te leggen aan belastingdienst, bank of aandeelhouders
  • Een kostprijs en verkoopprijs te kunnen bepalen voor je dienst of product

Zoals in de introductie van dit artikel al aangegeven is het bijhouden van een administratie (of: boekhouding) verplicht. Dit staat beschreven in het burgerlijk wetboek (Boek 3 Artikel 15i (3:15i BW)). Hoe deze administratie bijgehouden moet worden staat niet in deze wet beschreven. Dit mag je als ondernemer dus zelf bepalen, maar de belastingdienst eist wel dat administratie netjes en betrouwbaar moet zijn. Als dit niet het geval is dan mag de belastingdienst een schatting maken van de winst en omzet van je onderneming. En je kan zelf al raden dat deze hoger uitvalt dan wanneer je zelf je winst en omzet bijhoudt. Dit betekend dat je een aanslag krijgt die ook veel hoger is, maar die je wel zal moeten betalen. Het bijhouden van een boekhouding is daarom erg belangrijk.

Hoe werkt boekhouden?

Nu je weet dat een boekhouding bijhouden niet alleen belangrijk, maar ook verplicht is wil je natuurlijk weten hoe boekhouden werkt. Boekhouden begint met het verzamelen van alle financiële gegevens die betrekking hebben op je onderneming. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Ontvangen en verzonden facturen
  • Kassabonnen
  • Bankafschriften
  • Aantekeningen op (klad)papier
  • Contracten en andere overeenkomsten
  • Belangrijke e-mails
  • Kilometerregistratie zakelijke auto
  • Registratie van je uren

De volgende stap is het vastleggen van deze documenten in de vorm van een financieel feit. Dit doet je door dit financiële feit vast te leggen op een grootboekrekening. Financiële feiten bestaan uit drie onderdelen: wanneer het heeft plaatsgevonden, waar het voor is en hoeveel het is. Sommige ondernemingen gebruiken hiervoor het enkelvoudig boekhouden, waarbij alleen de kosten of opbrengsten op één regel geboekt worden. Maar meer gebruikelijk is het dubbel boekhouden waarbij elke transactie op minimaal twee regels geboekt wordt. Op één regel waar het geld vandaan komt en de andere waar het naar toe gaat. Deze twee moeten altijd in balans zijn.

Online dubbel boekhouden voorbeeld
Dit is een voorbeeld van een boeking gemaakt met online boekhouden die gebruik maakt van dubbel boekhouden. Een boeking waarin gebruik wordt gemaakt van dubbel boekhouden noemen ze in de financiële wereld een journaalpost. Je ziet dat de kolommen debet en credit allebei €100,00 zijn en dus is deze boeking in balans.

Het voordeel van dubbel boekhouden is dat het veel minder foutgevoelig is. Dit is ook de reden dat dubbel boekhouden de meest gebruikte manier is. Ook bij online boekhoudprogramma’s. Gelukkig is het bij online boekhouden vaak zo dat je maar één regel hoeft in te vullen en dat de software zelf de boeking afmaakt met de tweede regel. Dat scheelt je weer wat invul werk.

De volgende stap is het verwerken van de financiële gegevens. Je hebt er namelijk niet veel aan als je met de vastgelegde gegevens niks doet. Je wilt o.a. rapportages maken die laten zien hoe je bedrijf er financieel voor staat. Er zijn drie algemene rapportages die bij ieder bedrijf gebruikt worden en standaard aanwezig zijn bij het online boekhouden: de balans, de winst- en verliesrekening en het cashflowoverzicht. Deze drie rapportages samen vertellen je waar het geld in je onderneming is en waar het naar toe gaat.

Voorbeeld: je bent een ZZP’er en werkt als surfinstructeur. Je stuurt klanten facturen voor het afnemen van surflessen. Financiële rapportages kunnen je laten zien wat de meest winstgevende maanden zijn, hoeveel geld je hebt uitgegeven aan spullen en wat de totale waarde van je onderneming is.

Online boekhoudprogramma’s bieden deze overzichten standaard aan en je hoeft deze dus niet zelf in te richten. Werk je niet met een online boekhoudprogramma? Vraag dan aan je boekhouder of hij/zij je wilt helpen met het opstellen van zo’n rapportage.

Waarom is boekhouden nog meer belangrijk?